Selamat tahun baru 2016 bagi seluruh pembaca tabloid Simpang Lima!

Mengawali tahun baru biasanya kita memiliki impian dan resolusi-resolusi baru untuk dicapai sepanjang tahun ini. Seorang teman menuliskan di media sosialnya. “Resolusi saya tahun ini adalah menyelesaikan resolusi tahun 2015, yang mana dibuat di tahun 2014”. Hehehe ada-ada saja. Itu sih namanya resolusi yang tidak pernah terwujud. Mumpung semangat tahun baru masih hangat, ayo kita siapkan beberapa resolusi untuk berbenah diri. Kita berharap dan percaya tahun 2016 ini akan lebih baik dari tahun-tahun sebelumnya.

Salah satu resolusi saya untuk tahun ini adalah menjadi lebih produktif secara maksimal. Menjadi produktif tidak sama dengan sibuk. Justru ada yang berkata bahwa orang sibuk itu tidak produktif, karena dia tidak bisa mengatur waktunya dengan baik. Hmm.. mungkin ada benarnya. Lantas bagaimana cara menjadi lebih produktif? Semuanya diawali dengan karakter dan habit (kebiasaan) yang positif. Ditambah dengan bantuan berbagai tools atau layanan online bisa menjadikan banyak hal lebih efisien dan teratur, jika kita tahu menggunakannya dengan baik.

Sebagian besar layanan online pendukung produktivitas kini telah berbasis cloud (penyimpanan data di awan / Internet). Karena otomatis ter-sinkronisasi di cloud, kita dapat mengaksesnya kapan dan dimanapun, dari berbagai perangkat (laptop / smartphone / tablet). Sebagian besar layanan juga menyediakan aplikasi mobile Android / iOS sehingga sangat mudah digunakan.

Banyak layanan online semacam ini bersifat freemium (gratis & berbayar). Artinya fungsi layanan mendasar diberikan secara cuma-cuma, dengan opsi biaya premium hanya untuk fitur khusus atau lanjutan. Tergantung apakah pengguna memerlukan fitur khusus tersebut atau tidak.

Berikut adalah beberapa tools untuk menunjang produktivitas yang sering saya gunakan:

1. Aplikasi To-Do List
Berapa sering kita lupa akan tugas-tugas kecil yang harus dilakukan. Misalnya harus belanja sesuatu, mendelegasikan tugas, mengecek laporan keuangan, dan sebagainya. Dulu terkadang orang mencatat di agenda / catatan di kertas untuk hal-hal demikian. Namun adanya perangkat smartphone dan berbagai aplikasi to-do list sangat memudahkan kita. Aplikasi To-Do list yang saya gunakan adalah Todoist (todoist.com) dan Wunderlist (wunderlist.com). Dengan fitur-fitur dasar seperti tanggal jatuh tempo (deadline) dan reminder/notifikasi, kita tidak perlu lagi kuatir terlupa akan tugas-tugas tersebut. Banyak aplikasi populer To-Do list lain diantaranya Evernote, Google Keep, Any.do, dan sebagainya.

2. Tools Project Management
Untuk tugas besar yang bersifat project dan membutuhkan banyak kolaborasi dengan team, saya menggunakan aplikasi Trello. Aplikasi ini juga gratis, dengan opsi berbayar untuk modifikasi tambahan. Desain tampilan pengguna (User Interface) Trello mirip seperti papan tempel kertas post-it yang dapat dipindah-pindah. Sehingga kita lebih familiar menggunakannya dengan rekan sekerja, dan menyusun kertas tugas sesuai tahapannya. Biasanya kami membagi papan Trello menjadi 3 tahap, To-Do (akan dikerjakan), Doing (sedang dikerjakan), dan Done (sudah dikerjakan). Dengan demikian kita mengerti status pekerjaan masing-masing.

3. Google Drive
Suatu platform gratis dari Google yang berisi berbagai aplikasi kerja seperti Google Docs, Sheets, Slides, dan sebagainya. Google Drive tersedia secara gratis bagi pengguna Google dan seluruh data tersimpan secara cloud di server-server Google. Platform Google Drive mirip dengan Microsoft Office yang dikenal banyak orang (versi cloud nya adalah Microsoft OneDrive). Dengan aplikasi-aplikasi Google Drive kita bisa berkolaborasi dengan orang lain. Google bahkan menyediakan kapasitas penyimpanan secara gratis sebesar 15 GB untuk file-file kita. Platform Google Drive ini juga terintegrasi dengan berbagai layanan Google lainnya seperti Gmail dan Google Photos, sehingga tanpa bersusah payah segala file attachment di email atau foto di smartphone dapat tersimpan dengan aman.

4. Feedly dan Pocket
Feedly adalah aplikasi untuk berlangganan dan membaca artikel dari website/blog yang diikuti. Sebagai contoh untuk terus mengikuti perkembangan teknologi saya mendaftarkan beberapa website/blog terkait pada akun Feedly saya. Sehingga kapanpun ada update artikel baru dari website-website tersebut secara otomatis akan masuk dalam akun Feedly saya, tanpa harus repot membukanya satu persatu. Selain Feedly sebenarnya juga banyak lagi aplikasi reader yang lain seperti FlipBoard, LinkedIn Pulse, dan sebagainya. Dari sekian banyak artikel yang masuk, saya akan menyimpan beberapa yang penting ke dalam akun Pocket.

Pocket dapat menyimpan link, artikel, atau video. Mungkin saat itu kita menemukan artikel yang penting namun belum sempat membacanya, maka dengan menyimpan ke dalam Pocket, sewaktu-waktu kita dapat membuka kembali aplikasi tersebut melalui smartphone atau tablet.

Ibarat senjata, tools atau layanan online ini hanya akan berguna jika kita tahu cara menggunakannya dengan tepat. Rata-rata setiap penyedia layanan tersebut sudah memberikan manual / petunjuk penggunaan dengan lengkap. Sedikit tips, kita bisa juga mencoba mencari di YouTube untuk video tutorialnya. Dengan melihat dalam bentuk video kita akan lebih mudah memahaminya.

Beberapa tools yang saya bagikan di atas hanyalah sebagian dari penggunaan pribadi. Tentunya sangat banyak tools atau layanan lain yang tersedia. Mungkin anda memiliki preferensi yang berbeda, sah-sah saja. Selama tools tersebut sesuai dan akan membantu aktivitas anda. Semoga yang saya bagikan berguna bagi pembaca sekalian.
Salam produktif di 2016!