Kini Gmail telah menjadi layanan email terbesar. Apalagi dengan kolaps nya Yahoo. Tapi tidak banyak orang yang tahu bahwa Gmail memiliki suatu fitur yang tersembunyi untuk kita bisa mengaktifkan balasan automatis atau auto reply. Semacam auto responder secara sederhananya.

Cara kerjanya adalah dengan memasang sebuah filter di Gmail, sehingga jika kondisi tertentu yang diset terjadi, maka pesan email yang sudah disiapkan diawal akan otomatis terkirim. Pesan email yang sudah disiapkan diawal ini disebut Canned Response.  Sedangkan contoh filter yang bisa kita tentukan misalnya saat orang tertentu mengirim email pada Anda, atau ada kata-kata tertentu di dalam body email.

Fitur ini memang bisa dikatakan tersembunyi sebab secara defaultnya memang tidak diaktifkan. Kita harus secara khusus mengaktifkannya dulu baru bisa menggunakan fitur ini.

Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan:

  1. Aktifkan Canned Response melalui menu Settings > Labs. Atau klik link ini untuk menuju halaman Labs tersebut
  2. Buat template pesan email yang akan dikirimkan secara otomatis.
    Caranya melalui halaman Compose seperti jika kita ingin menuliskan email seperti biasa.
    Lalu di ujung kanan bawah klik tombol segitiga kecil > Canned Responses dan simpan template (lihat gambar dibawah).
    Beri nama Canned Response anda dan klik Ok.
  3. Klik Show Search Options di bagian atas Gmail Anda, dengan klik di segitiga kecil disamping kolom pencarian
    Cara set Auto Reply Gmail
  4. Tentukan kriteria yang akan dipakai sebagai Filter. Misalnya alamat email pengirim, atau kata kunci yang ada di judul atau body email.
  5. Klik di bagian ujung kanan bawah form filter  Create filter with this search >>
  6. Check box disamping Send canned response: dan pilih dari drop down box Canned Response yang anda sudah siapkan sebelumnya. Jika tidak ada pilihan disitu lihat kembali poin no 2 untuk membuat template Canned Response.
  7. Klik Create Filter. 

Perlu dipahami bahwa fungsi filter ini hanya akan berlaku untuk email baru yang masuk setelah filter ini dibuat. Email-email yang telah masuk sebelumnya meskipun memenuhi kondisi filter yang dibuat tidak akan dikirimkan email automatis dari Canned Response tadi.